Khắc phục lỗi email vào spam khi gửi mail từ hosting cPanel

Khắc phục lỗi email vào spam khi gửi mail từ hosting cPanel.

Trong một bài viết cách đây khá lâu, tôi đã từng hướng dẫn các bạn cách tạo email với tên miền riêng trên hosting sử dụng cPanel rồi phải không nào? Tuy nhiên, một nhược điểm của việc gửi email từ host là chúng rất dễ bị đánh dấu spam. Điều này dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như: khách hàng của bạn không thể nhận được mail do bị bộ lọc chặn lại, email bị cho vào danh sách spam, giảm uy tín của website trong mắt khách hàng… Vậy làm cách nào để khắc phục?

Tham khảo thêm:

• Tạo email với tên miền riêng trên hosting sử dụng cPanel
• Tạo email với tên miền riêng miễn phí trên Zoho Mail

Nguyên nhân gửi email vào spam

Có 2 nguyên nhân chính dẫn đến việc email gửi từ host thường bị đánh dấu spam:

1. Shared host thường sử dụng shared IP, nghĩa là rất nhiều website trên server cùng dùng chung 1 IP. Nếu một trong những website đó spam email thì IP của server sẽ bị đánh dấu. Và tất nhiên, tất cả những website dùng chung IP sẽ cùng chung số phận. Do đó, bạn cần phải lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hosting uy tín và có chính sách quản lý chặt chẽ trong việc gửi email.
2. Tên miền của bạn chưa được xác minh bằng DKIM và SPF nên bị các bộ lọc mail nghi ngờ là spam.

DKIM và SPF là gì?

SPF và DKIM là 2 phương pháp xác thực email phổ biến nhất hiện nay. Chúng được xây dựng nhằm mục đích xác nhận email được gửi đi là “chính chủ”. Tuy nhiên, mỗi phương pháp tiếp cận nhiệm vụ này theo cách khác nhau và có nét độc đáo riêng của chúng.

DKIM là gì?

DomainKeys Identified Mail (DKIM) có chức năng mã hóa một số dữ liệu của email (như From, Subject, Date, Message-ID, To…) thành một chuỗi ký tự (có thể gọi là ký vào email). Khi email được gửi đi, máy chủ nhận email sẽ đối chiếu chữ ký này với thông số được cấu hình thông qua DNS của tên miền để xác nhận. Vì chỉ có chủ sở hữu tên miền mới có thể cấu hình DNS nên chữ ký này không thể bị giả mạo.

SPF là gì?

Sender Policy Framework (SPF) là một hệ thống tương đối đơn giản, sử dụng các mục văn bản (record TXT) trong DNS của tên miền để xác định những gì máy chủ được phép gửi. Hầu hết các bộ lọc thư rác phía máy chủ nhận (như SpamAssassin) đều sử dụng SPF để lọc thư đến.

Khắc phục lỗi gửi email vào spam

Thiết lập DKIM và SPF cho tên miền của bạn là một trong những giải pháp hữu hiệu để ngăn chặn việc email bị đánh dấu spam khi gửi mail từ host (gửi email với tên miền riêng). Tất nhiên, điều này vẫn không thể đảm bảo 100% là email của bạn sẽ không bị đánh dấu spam. Nó còn phụ thuộc vào tần suất gửi mail và nội dung email mà bạn gửi nữa. Do đó, lời khuyên là chỉ sử dụng email với tên miền riêng (tạo trên host) để trao đổi với khách hàng của bạn, tuyệt đối không sử dụng để gửi email marketing số lượng lớn.

Điều kiện để sử dụng DKIM và SPF

Để sử dụng được DKIM và SPF:

• Máy chủ host của bạn phải hỗ trợ 2 tính năng này.
• Host phải có cPanel và trong cPanel có hỗ trợ tính năng Email.

Thiết lập DKIM và SPF

1. Đăng nhập vào cPanel của host, tìm mục Email Deliverability trong tab Email và click vào đó.

2. Trong giao diện Email Deliverability, hãy click vào nút Manage tương ứng với tên miền của bạn.

3. Tại đây, các bạn sẽ nhìn thấy 3 phần là DKIM, SPF và REVERSE DNS (PTR). Tuy nhiên, chỉ cần quan tâm đến 2 mục là DKIM và SPF thôi.

• Copy nội dung trong các mục Name và Value của phần DKIM:

• Copy nội dung trong các mục Name và Value của phần SPF:

4. Truy cập trang quản trị DNS của tên miền. Ví dụ ở đây tôi đang sử dụng CloudFlare DNS.

• Tạo một record TXT cho DKIM, sử dụng các giá trị đã copy ở bước 3:

• Tạo một record TXT cho SPF, sử dụng các giá trị đã copy ở bước 3:

Sau khi tạo xong, chúng ta sẽ được kết quả như hình:

5. Quay trở lại bước 3, kiểm trang trạng thái của DKIM và SPF. Nếu chúng hiển thị thông báo VALID thì có nghĩa là bạn đã thiết lập DKIM và SPF thành công. Thời gian xác minh nhanh hay chậm hoàn toàn phụ thuộc vào hệ thống quản trị DNS của tên miền.

6. Giờ thì truy cập webmail trên cPanel và thử gửi một mail từ email với tên miền riêng của bạn sang Gmail xem kết quả thế nào nhé. Nếu email vào thẳng Inbox (hoặc ít nhất là không vào Spam) và thông tin email hiển thị như hình bên dưới thì có nghĩa bạn đã thành công. Xin chúc mừng!

Hy vọng, với hướng dẫn này, các bạn có thể tự tin sử dụng email với tên miền riêng ngay trong cPanel của hosting mà không cần phải trả tiền cho các dịch vụ chuyên nghiệp hay mất công đăng ký các dịch vụ email miễn phí nữa.

Mọi thắc mắc liên quan đến việc khắc phục lỗi email vào spam khi gửi mail từ host, xin vui lòng gửi vào khung bình luận bên dưới để được giải đáp.

Nếu bạn thích bài viết này, hãy theo dõi blog của tôi để thường xuyên cập nhật những bài viết hay nhất, mới nhất nhé. Cảm ơn rất nhiều. :)